Dynamisch aankoopsysteem (DAS): een vloek of zege?

In opdracht van het categorieteam Externe Inhuur van Significant Synergy hielden de studenten veertien interviews en stelden een kwalitatief onderzoeksrapport op. De geïnterviewden betroffen veelal inkopers, HR-medewerkers en lijnfunctionarissen bij diverse publieke organisaties zoals gemeenten, provincies, zelfstandig bestuursorganen en hogescholen.

Achtergrond
Inhurende managers van aanbestedende diensten kunnen gebruik maken van een DA bij hun zoektocht naar talent voor inhuuropdrachten. Zij zetten in een online omgeving hun vraag uit, waarop partijen die voldoen aan de eisen van de aanbestedende dienst snel en direct kunnen reageren met hun inhuuraanbod. Het uitgangspunt hierbij is dat deze inkoopprocedure voor inhuur continu gelijke kansen biedt voor alle aanbieders van externe medewerkers. Als opvolger van de marktplaats is het DAS sinds de (per 1 juli 2016 gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 een populaire inhuuroplossing voor aanbestedende diensten. Zo worden nog steeds elke week nieuwe dynamische inkoopsystemen geïnstalleerd.

Wel of geen DAS?
Uit de afgenomen interviews bleek dat aanbestedende diensten uiteenlopende redenen hadden wel – of juist niet! – gebruik te maken van een DAS. Zo vertelde één van de geïnterviewden: “Wij maken al jaren gebruik van een DAS, aangezien we als organisatie merken dat het ons ondersteunt bij rechtmatig inkopen.” De onderzoekers zeggen daar het volgende over: “Een DAS kan helpen risico’s rondom rechtmatigheid weg te nemen. Vooral bij inhuur van personeel, gezien drempelbedragen voor aanbestedingen bij inhuur gemakkelijk (en onbewust) worden overschreden.”

Toch geven diverse aanbestedende diensten aan niet (meer) te kiezen voor een DAS. “Het operationeel houden van een DAS vinden wij tijdrovend. Bovendien brengt het erg veel administratieve werkzaamheden met zich mee. Intern is niet altijd voldoende expertise aanwezig om de werkzaamheden op te pakken en de voortgang ervan te bewaken”, aldus de geïnterviewden.

De verantwoordelijkheid voor het DAS is per aanbestedende dienst verschillend belegd. Bij de ene richt de HR-afdeling het systeem in, maar soms gebeurt dit door de afdeling inkoop of de inhurende managers zelf. Wat betekent dat voor de laatste groep? Eén van de geïnterviewde managers vertelt: “Wij zijn vooral blij met de efficiëntie en flexibiliteit die een DAS met zich meebrengt. We kunnen de specifieke eisen en wensen die we aan kandidaten stellen op iedere inhuurvraag toespitsen.”

Anderzijds wordt die flexibiliteit en efficiëntie niet overal ervaren. Inhuren via een DAS kan een ingewikkeld en tijdrovend proces zijn. Daarnaast komt het voor veel managers ook nog eens bovenop alle andere taken en verplichtingen, blijkt uit de interviews.

Vloek of zege?
Is werken met een DAS een vloek of zege voor aanbestedende diensten? Volgens inhuurspecialist Rémon van Buuren is die conclusie nog niet zo makkelijk te trekken: “Werken met een DAS voor inhuur kan een passende oplossing zijn voor de inhuurbehoefte van een aanbestedende dienst, maar is zeker geen ‘one size fits all’. De inhuurdoelstellingen die een organisatie nastreeft, spelen een belangrijke rol bij de overweging om hier wel of geen gebruik van te maken. Juist ook met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het van belang goed stil te staan welk inhuurmodel jouw organisatie in staat stelt schaars talent voor inhuuropdrachten te bereiken.”

De belangrijkste uitkomsten van het onderzoeksrapport zijn uitgewerkt in een samenvatting die u kunt inzien via deze link.

Vragen over de resultaten van het onderzoek? Neem dan contact op met onze inhuurspecialist Rémon van Buuren.