De impact van externe inhuur op (semi-) publieke organisaties

Toch staat dit thema bij veel van deze organisaties (nog) niet op de strategische HR-agenda, volgens consultant Rémon van Buuren. Met het categorieteam ‘externe inhuur’ zet hij zich daarom in voor meer bewustwording en helpt hij organisaties hier weer grip op te krijgen. Hij vertelt ons alles over het belang hiervan.

Externe inhuur (semi-)publieke sector

Sinds vijf jaar houdt Rémon zich binnen Significant bezig met inhuurvraagstukken uit de (semi-)publieke sector. Hij vertelt: “Ik vorm strategieën, zet beleid op en begeleid inkooptrajecten. De inhuurmarkt is ontzettend dynamisch en daardoor heel fascinerend. Het gaat namelijk om de belangrijkste assets voor organisaties: mensen.

Doordat ik onafhankelijk meekijk met onze opdrachtgevers, maak ik hen echt bewust van de impact en het belang van externe inhuur. En die impact, wordt onbewust nog wel eens onderschat.”

De impact van externe inhuur

We noemden het al even: zo’n twintig tot dertig procent van de medewerkers in deze sector bestaat uit flexibele krachten. “Dat is één derde van de mensen binnen je organisatie. Externen werken in hetzelfde systeem als vaste medewerkers en zijn dus net zo goed onderdeel van je bedrijf en cultuur. Dit besef is er niet altijd voldoende en hier wordt bij sommige organisaties nog te weinig aandacht aan besteed.

Hierdoor leven de afdelingen die met externe inhuur te maken hebben, in gescheiden werelden. Inkoop wil grip krijgen op de kosten, HR wil zorgen dat de benodigde competenties beschikbaar zijn en afdelingsmanagers willen hun personeelsplanning rondkrijgen. Dit gaat allemaal langs elkaar heen.”

Vast personeel stroomt minder door

Waar zitten dan precies de ontbrekende schakels? “Meestal mist het grote plaatje. Stel je voor dat je iemand inhuurt voor een klus; hij of zij ontwikkelt dan kennis over dat domein. Stel dat deze externe intern doorstroomt naar nóg twee andere opdrachten. En vervolgens afscheid neemt van je organisatie. Dan is al die kennis en ervaring verloren.

Terwijl een vaste medewerker ook kon doorstromen en zich ontwikkelen. Daarmee kreeg hij of zij een mooie kans om bepalend te zijn voor de organisatie én hield je die kennis waarschijnlijk langer intern beschikbaar. Je moet dus echt verder kijken dan alleen naar wat externe inhuur doet met je personeelsplanning, want het kan vast personeel belemmeren om door te stromen.”

Elke inhuursituatie is anders

De huidige aanpak zorgt er onder andere voor dat kennis verloren gaat, vast personeel minder snel doorstroomt en er geen grip is op externe inhuur. Wat is dan de oplossing?

“Een goed begin is opstellen van een inhuurbeleid met duidelijke kaders. Iedere situatie is anders en dus is jouw beleid dan ook maatwerk. Er is geen kant-en-klare oplossing. Het gaat om de doelstellingen die je voor ogen hebt en wat je wel of niet zelf kan en wil organiseren. Met een inhuurbeleid werkt iedereen in ieder geval weer vanuit één gezamenlijk startpunt. Je krijgt de neuzen weer dezelfde kant op.”

Het belang van een inhuurbeleid

In een inhuurbeleid geef je antwoord op de belangrijkste vragen hierover. “Nu wordt er nog te veel transactioneel en reactief gekeken naar inhuur. Contracten, afspraken, systemen en processen hebben de meeste organisaties wel op orde. Maar welke beleidskaders zijn er? Waarom huur je in?

In welke functies kan dit wel of écht niet? Hoe lang mag een externe medewerker rondlopen? Hoe ga je om met het doorstromen en -ontwikkelen van vaste mensen? Als je een HR-beleid hebt, voeg dit er dan aan toe. Dat komt ten goede van iedereen binnen je organisatie, want dit gaat verder dan inkoop of HR.”

Onmisbaar in de toekomst

Dit is niet alleen belangrijk voor nu, maar ook voor de toekomst. Want externe inhuur blijft onmisbaar en wordt zelfs nóg belangrijker. “De arbeidsmarkt verandert en expertise wordt steeds schaarser. Het is lastig om de juiste mensen te vinden én te houden, dus de behoefte aan flexibiliteit groeit.

Hierin biedt inhuur kansen voor je organisatie, maar zorg dat je controle hebt en weet wat er gebeurt in je organisatie. Dit is niet altijd eenvoudig, dus het is niet vreemd als jouw organisatie hierbij hulp nodig heeft. Dit lever ik samen met collega’s zoals Fransien Lukkezen, die in een ander interview gaat uitleggen hoe we dit aanpakken.”

Advies over een inhuurbeleid

Ga jij aan de slag met een beleid? Zorg dan dat je eerst de juiste mensen aan tafel krijgt.
“En begin klein, want het werkt beter als er al een start is gemaakt. Begin bijvoorbeeld met welke spelregels er zijn rondom de inzet van externen. Waar maak je het verschil tussen vast en flex en wat is de impact van deze keuzes? Kom je er niet uit, dan staan er altijd partijen zoals Significant voor je klaar.

Wij hielpen al vele organisaties aan een beleid voor externe inhuur en de implementatie ervan. Wij kijken onafhankelijk met je mee én verder dan de kaders van het vraagstuk. Schroom dus niet om contact met ons op te nemen!”