Menu
Significant-6_Desktop_2000x655
Nieuws

BLOG: De aanbestedingsanalyse

Elk jaar staat ‘ie weer op de agenda: ‘de accountantscontrole’. Vooral voor aanbestedende diensten is dit altijd weer een spannende tijd van het jaar. De accountant gaat immers vooral kijken naar de rechtmatigheidskant van inkoop. Hoe kun je je goed voorbereiden op de accountantscontrole? En hoe voorkom je dat je in allerijl op zoek moet naar antwoorden op lastige vragen die je niet hebt voorzien?

Bij Significant Synergy krijgen we regelmatig de vraag vanuit inkoopafdelingen of we kunnen helpen bij de voorbereiding op de jaarlijkse afstemming met de accountant. Die vragen pak ik op omdat ik het ‘boegbeeld’ ben van de team Inkoop Intelligence. Ik werk al met een aantal eigen tools om de rechtmatigheid van contracten te onderbouwen. Die kennis kan ik ook weer goed toepassen voor de accountantscontrole.

Om een zo compleet mogelijk beeld richting de accountant te schetsen is het mega belangrijk om goed inzicht te hebben in een aantal kerncomponenten. Dit zijn de spend, het contractenoverzicht, het aanbestedingsoverzicht en de investeringsbegroting. Maar hoe maak je hier nou een overzichtelijk geheel van? En hoe voorkom je dat de accountant – terecht overigens - heel veel vragen gaat stellen om het echt goed te kunnen begrijpen? Daarvoor heb ik een nieuwe tool, de Aanbestedingsanalyse, ontwikkeld met mijn team. Ik leg je graag uit hoe ik deze tool in de praktijk inzet:

    • Als eerste maak ik de spendinformatie over de afgelopen vier jaar inzichtelijk. Hierin koppel ik de spend aan de PIANOo-inkooppakkettenlijst. Zo worden alle inkoopclusters in de data duidelijk. Wij rapporteren dit bijvoorbeeld in ons Spenddashboard.
    • Daarna ga ik aan de slag met alle bedragen boven de €50.000 per leverancier of inkooppakket. Dit bedrag vormt voor de accountant vaak een kritisch grensbedrag. Hier wil ik vervolgens van weten wat er wel en wat er niet is aanbesteed. Dit kunnen wij onder andere doen met onze Tenderscrape.
    • Vervolgens geef ik aan welke rechtmatigheidsrisico’s er over blijven en waar ik mogelijke onduidelijkheden in de data zie.
    • De opdrachtgever kan nu zelf op zoek gaan naar de verklaringen voor de benoemde risico’s en bepalen of het inderdaad risico’s zijn óf dat er mogelijk andere zaken spelen (zoals bewust genomen risico’s, afwijkingen van het inkoopbeleid of zaken waar mogelijk toch geen sprake is van ‘echte’ inkoop).
    • Tot slot zet ik alle verzamelde informatie bij elkaar in één overzichtelijke en doelmatige rapportage. Deze rapportage kan de opdrachtgever vervolgens één op één met de accountant delen en doorspreken. Dit voorkomt in de praktijk een hoop vragen van de accountant en last-minute uitzoekwerk voor inkoop.

    Ik vind het zelf erg gaaf om te zien dat een betrekkelijk eenvoudig - maar daardoor zeker niet minder krachtig - overzicht en rapport van grote waarde kan zijn op een van de belangrijkste momenten in het jaar voor de afdeling inkoop. Ik vlieg in deze tijd van het jaar regelmatig naar binnen bij onze opdrachtgevers om overzicht en inzicht te creëren, samen met mijn team. En ik ben er altijd weer trots op als we het leven van onze opdrachtgevers vervolgens weer wat makkelijker weten te maken.

    Staat de accountant binnenkort ook bij jou voor de deur? Neem dan gerust contact met mij op.

    Rutger de Jong