Menu
Significant 44 Desktop 2000x655
Cases

Nieuwe facilitaire sourcingstrategie voor gemeente Helmond

In aanloop naar de bouw van het Huis voor de Stad heeft de gemeente Helmond Significant Synergy gevraagd te adviseren over een best passende facilitaire sourcingstrategie. De medewerkers en inwoners van de gemeente Helmond nemen naar verwachting rond juni 2023 intrek in het nieuwe gemeentehuis.

Deze verhuizing betekent ook dat de gemeente Helmond alle facilitaire producten en dienstverlening (opnieuw) dient in te regelen. Daarnaast loopt een aantal facilitaire overeenkomsten van de gemeente Helmond rond de verhuizing af: een uitgelezen kans om de facilitaire organisatie van een afstand te bekijken en te bepalen hoe deze goed én duurzaam in te richten.

Achtergrond

De facilitaire organisatie van de gemeente Helmond zorgt voor een facilitaire totaalbeleving door het leveren van producten en diensten zoals schoonmaak, receptie, catering en beveiliging, maar ook voor het uitvoeren van diverse projecten, zoals de opvang van vluchtelingen. Dit kan uiteraard niet zonder facilitaire medewerkers. Deze medewerkers zijn in dienst van de gemeente Helmond of in dienst van een facilitaire leverancier.

Er zijn verschillende besturingsmodellen denkbaar om facilitaire dienstverlening te organiseren. Het doorlopen en opstellen van een sourcingstrategie helpt (publieke) organisaties de ambities, rollen en kenmerken van de gewenste facilitaire organisatie scherp te stellen en te matchen met een duurzaam besturingsmodel voor nu én de toekomst. De vraag van de gemeente Helmond was: welk besturingsmodel past het beste bij onze organisatie?

Onze collega’s Malissa van Rijn en Loudmilla Kok-Oomen - allebei onderdeel van het categorieteam Facilitair bij Significant Synergy - creëerden een eigen visie en aanpak voor het opstellen van een sourcingstrategie. Malissa: “Het voordeel van zo’n strategie is dat het publieke organisaties vóórdat ze gaan aanbesteden laat nadenken over de facilitaire ambities. Door met de gemeente Helmond tot een passend facilitair besturingsmodel te komen, kan beter worden voorgesorteerd op (naderende) aanbestedingen. Zo word je niet verrast door aanbestedingen die op de aanbestedingskalender staan, waarbij mogelijk geen tijd is om dienstverlening conform een duurzaam besturingsmodel in te kopen."

Aanpak

Stap 1 - Documentenanalyse

Om een totaalbeeld van de huidige facilitaire organisatie te krijgen, is als eerste stap een documentenanalyse uitgevoerd. Zo zijn functieprofielen, het facilitaire jaarplan en een spendanalyse bekeken evenals een analyse van diverse facilitaire contracten om het huidige facilitaire besturingsmodel en de mogelijke scope vast te stellen. De scope is integraal in kaart gebracht door de facilitaire diensten, gepositioneerd onder de facilitaire afdeling, mee te nemen en ook te kijken naar aanpalende en elders gepositioneerde facilitaire diensten.

Stap 2 - Strategiesessies

Met een volledig beeld van de facilitaire organisatie ging het projectteam vervolgens met de strategische doelen van de gemeente Helmond aan de slag. In de eerste strategiesessie werd het richtinggevend kader vastgesteld. Welke thema’s zijn belangrijk voor de gemeente? En welke thema’s dienen terug te komen in de facilitaire ambitie?

Tijdens vier strategiesessies behandelden Malissa en Loudmilla de kenmerken van verschillende facilitaire besturingsmodellen met het projectteam. Daarnaast werd ingezoomd op de drie onderdelen waar integratie mogelijk is: diensten, locaties en - niet onbelangrijk - de rollen, taken en verantwoordelijkheden. Voor dit laatste onderdeel bekeek het projectteam welke rollen en kernactiviteiten de gemeente op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau dient in te regelen. Immers, het goed inrichten van professioneel opdrachtgeverschap is even belangrijk als het maken van duidelijke afspraken met de opdrachtnemer.

Belangrijk uitgangspunt bij de bewustwording van elk model is volgens Malissa dat het maatwerk betreft: “Het ene model is niet beter dan het andere; het dient te passen bij de ambitie en doelstellingen van de organisatie.”

Stap 3 - Vaststellen voorkeursmodel

Op basis van twaalf verschillende rollen en kernactiviteiten die daarbij horen, adviseerden Malissa en Loudmilla welke werkzaamheden kunnen worden ondergebracht bij de gemeente Helmond en welke bij de huidige of potentiële leverancier. Elk besturingsmodel vraagt namelijk om een andere rolverdeling.

Na het categoriseren van de werkzaamheden voor een ideaalsituatie, hield het projectteam de verdeelde rollen en kernactiviteiten naast de verschillende modellen. Eventuele consequenties worden zo zichtbaar. Ook de modellen zelf zijn door het projectteam ‘gerankt’. Want: met welk model kun je doelen van de organisatie sneller realiseren? Bijvoorbeeld ‘integrale aansturing’, dit kenmerk is eenvoudiger te realiseren in een gebundeld model zoals Integrated Facility Management dan bij een Single Services Model. Of het kenmerk ‘wendbaarheid’. In welke mate kan een organisatie snel meebewegen met toekomstige ontwikkelingen en (klant)wensen? Op basis van deze ranking is samen met het projectteam een voorkeursmodel vastgesteld dat vervolgens door Significant Synergy verder is uitgewerkt. Deze interactieve aanpak biedt de mogelijkheid al in de onderzoeksfase draagvlak en commitment te creëren voor de adviesrichting.

Stap 4 en tevens resultaat - adviesrapport facilitaire sourcingstrategie

Alle relevante informatie is beschreven in een adviesrapport, met een advies voor het meest duurzame besturingsmodel voor de gemeente Helmond. In het advies is ook de impact op de drie onderdelen (locaties, diensten en rollen, taken en verantwoordelijkheden) uitgewerkt. De gemeente Helmond kan de inzichten uit het rapport gebruiken voor het maken van een definitieve keuze en besluitvorming voor een besturingsmodel en de naderende aanbesteding(en). Het projectteam, inclusief de facilitair coördinator blikt tevreden terug: “Het goed inregelen van je facilitaire organisatie kan al snel een complexe aangelegenheid zijn. Door dit met een sourcingstrategie vooraf goed uit te denken, doorlopen wij straks doelgericht de aanbesteding en kunnen we ons focussen op het inrichten van onze facilitaire organisatie voor de komende jaren.”

De meerwaarde van Significant

Malissa: “Mijn collega’s en ik bekijken onze opdrachten altijd vanuit diverse invalshoeken. Dat maakt de werkwijze van Significant Synergy uniek. Wij geven na het vaststellen van een sourcingstrategie ook een doorkijk naar aandachtspunten bij een aanbestedingsstrategie. Wij adviseren onze opdrachtgever dus niet alleen op facilitair gebied, maar bieden tegelijkertijd ook juridische en aanbestedingsexpertise. De kracht van samenwerking!”

Reageren op deze case?

Stuur dan je reactie naar:

Malissa Van Rijn