Menu
Significant-34_Desktop_2000x655
Cases

Inrichten contract- en leveranciersmanagement

Wie is er verantwoordelijk voor dit contract? Op deze simpele vraag volgt lang niet altijd een antwoord. Het is bij veel organisaties onduidelijk hoe het contract wordt beheerd. Ook zien we dat het contractmanagement vaak versnipperd belegd is binnen organisaties. Significant Synergy ontwikkelde daarom een methodische benadering voor contract- en leveranciersmanagement.

Waar het in de praktijk bij CLM om draait, is het vergroten van de ‘compliance zone’, oftewel: het gebied waar de drie aandachtsgebieden elkaar overlappen. In de ‘compliance zone’ komt alles samen; het inventariseren van de behoeftes van de organisatie/klant, het contracteren van de behoeftes en het volgens contract laten leveren van deze behoeftes.

Idealiter overlappen de drie aandachtsgebieden elkaar. Alle diensten en leveringen die een organisatie nodig heeft zijn gecontracteerd en worden geleverd. De praktijk is weerbarstiger. Het is zaak om als contractmanager de compliance zone te vergroten. Maar hoe doe je dat?

Hiervoor hebben we bij Significant Synergy een methode ontwikkeld die uniform en praktisch toepasbaar is. Die methode bestaat uit een aantal ‘bouwstenen’ die we samen met de contractmanagers (inkopers, etc.) definiëren om CLM binnen de organisatie goed in te richten. Denk hierbij aan:

  • de inrichting van taken, rollen en verantwoordelijkheden (wie is waar verantwoordelijk voor?)
  • communicatie- en escalatiestructuur met de leverancier
  • formuleren van sturingsdoelen en KPI’s (wat vinden we belangrijk binnen het contract?)
  • contractregistratie en -dossier (zijn alle stukken en afspraken opgeslagen en vastgelegd?)
  • leveranciersmanagement (welke relatie wil ik met mijn leverancier?)

Aan deze methode ligt een classificatiemodel ten grondslag. Dit houdt in dat we alle contracten (of leveranciers) classificeren al naar belang en de omvang van het contract. De inrichting van de bouwstenen en dus de intensiteit van het toe te passen CLM verschilt dus per classificatie.

We voeren dit soort CLM-inrichtingsvraagstukken regelmatig uit bij opdrachtgevers in verschillende domeinen. We doen dit bij bijvoorbeeld voor het onderwijs (Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Almeerse Scholen Groep), maar ook in het sociaal domein (Gemeente Apeldoorn, de H6-Gemeenten, Gemeente Emmen).

We maken ieder inrichtingstraject op maat, maar de basis blijft voor iedere organisatie altijd gelijk.

Reageren op deze case?

Stuur dan je reactie naar:

Kim op 't Hoog