Menu
Significant-43_Mobile_1024x768
Cases

Inhuren van personeel via een dynamisch aankoopsysteem

De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) heeft regelmatig behoefte aan kennis, expertise en capaciteit op diverse vakgebieden en maakt daarvoor gebruik van externe capaciteit. De ODRU vroeg Significant Synergy om te ondersteunen bij het aanbesteden en implementeren van een flexibele inhuuroplossing. In deze case nemen we je graag mee in de opdracht.

Wat was de situatie en opdracht?
De ODRU is een aanbestedingsplichtige organisatie en ondersteunt vijftien gemeenten en andere overheden in de regio Midden-Nederland bij de uitvoering van milieu- en omgevingstaken. Naast de vaste afspraken krijgt de ODRU ook meerwerk opdrachten van de gemeenten. Dit betekent dat de ODRU niet altijd zelf medewerkers in dienst kan nemen en dus externe medewerkers inhuurt voor het uitvoeren van diverse werkzaamheden. Voor het inkopen c.q. inhuren van personeel geeft de ODRU de voorkeur aan het gebruik van een dynamisch aankoopsysteem (DAS). Voor de ODRU betekent dit dat zij samenwerken met een DAS-dienstverlener en daar het inhuurproces aan uitbesteedt. De DAS-dienstverlener beheert het DAS en biedt de nodige systeemondersteuning om het proces goed te doorlopen. De overeenkomst met de huidige DAS-dienstverlener liep af. Dat betekende dat de ODRU deze opnieuw Europees ging aanbesteden. Team externe inhuur kreeg de vraag het inkoopproces te begeleiden – van strategiefase tot gunning – en implementeerde vervolgens de nieuwe overeenkomst.

Wat hebben we gedaan?
Ons team richtte in samenwerking met de ODRU een werkgroep op voor de aanbesteding. In de werkgroep sloten onder andere gebruikers van inhuur en vertegenwoordigers van de afdelingen HR, financiën en juridische zaken aan. De stuurgroep gaf als opdracht mee: ‘behoud wat goed is en verbeter waar mogelijk.’

Bij het opstellen van de aanbestedingsstrategie stelde de werkgroep doelstellingen op voor de nieuwe overeenkomst. Daarin keek de werkgroep vooral naar een efficiënt en digitaal inhuurproces en het beheersen van de kosten van inhuur. Vervolgens vonden er gesprekken met de markt plaats. Zo kreeg de werkgroep inzicht in de (on)mogelijkheden om het proces van facturatie efficiënt in te richten door de koppeling van systemen.

De werkgroep was samengesteld, doelstellingen bepaald en de markt geconsulteerd. Tijd om de openbare Europese aanbesteding te publiceren. Na zo’n publicatie volgt voor de werkgroep altijd een interessante periode waarin zij de inschrijvingen van de marktpartijen beoordelen. Een belangrijke voorwaarde was dat het DAS-systeem alle gevraagde en aangeboden functionaliteiten kan bieden. Dit bleek zo te zijn.

Na het gunnen van de opdracht volgde een nieuwe fase: het implementeren van de overeenkomst, zodat de ODRU samen met de leverancier aan de slag kan. Eén van onze consultants ondersteunde de ODRU in deze fase als implementatiecoördinator. Zo stelde zij een plan van aanpak op, maakte een gedetailleerde planning en hield (voortgangs-)overleggen met de nieuwe leverancier. Want hoe wil de ODRU het systeem inrichten? En hoe creëer je draagvlak in de organisatie voor de nieuwe werkwijze bij inhuur? Een belangrijk aandachtspunt in de implementatiefase was de migratie van huidige externe medewerkers naar de nieuwe leverancier. Hiervoor stelden wij een notitie met de randvoorwaarden en te beheersen risico’s op, om zo een soepele transitie te realiseren. Na goedkeuring van de stuurgroep kon onze implementatiecoördinator samen met de huidige en nieuwe leverancier starten met het overzetten van de lopende inhuurcontracten.

Wat is het resultaat?
De ODRU gunde de opdracht aan de partij met de beste prijs-/kwaliteitverhouding. De aangeboden prijs valt binnen de door de ODRU vastgestelde bandbreedtes en is daarmee marktconform. De ODRU beschikt op de gewenste datum over een nieuwe overeenkomst en de gebruikers van inhuur zijn tevreden over de implementatie. Onder meer vanwege de organisatie van digitale informatiebijeenkomsten waarbij wij in samenwerking met de nieuwe leverancier het nieuwe systeem en de werkwijze ervan uitgebreid toelichtte. Samen met de afdeling financiën is een koppeling tussen de systemen van de ODRU en de nieuwe leverancier gemaakt. Dit levert een administratieve besparing op, aangezien de ODRU minder handelingen hoeft te verrichten voor het goedkeuren van gewerkte uren en facturen. We rondden de transitie binnen de gestelde termijn af en uiteindelijk zijn circa 55 externen overgezet naar de nieuwe leverancier.

Reageren op deze case?

Stuur dan je reactie naar:

Rémon van Buuren