Menu
Cases

Het inrichten en organiseren contractbeheer bij de Haagse Scholen

Stichting de Haagse Scholen (DHS) had onvoldoende zicht op de vele lopende contracten en de bijbehorende afspraken. Daarom besloot DHS om voor de scholen contractbeheer te ontwikkelen en in te richten. Dit als onderdeel van het verder professionaliseren van de inkooporganisatie. Significant Synergy mocht hiermee voor DHS aan de slag.

Om alle contractuele verplichtingen inzichtelijk te krijgen en te centraliseren op één plek, hebben we allereerst een contractenregister ingericht. Met behulp van dit register zijn alle contracten in één centraal archief opgeslagen en zijn signalerings-data over bijvoorbeeld expiratiedata en/of prijswijzigingen direct en eenvoudig voorhanden. Een contractbeheerder is verantwoordelijk voor het registeren en archiveren van contracten, het bewaken en signaleren van expiratiedata van contracten en het rapporteren over (de werking) van de diverse contracten.

Het contractregister vormde de eerste stap voor de invulling van het contract- en leveranciersmanagement binnen de Haagse Scholen.

Als tweede stap hebben we de bestaande vertreksituatie weergegeven aan de hand van de ontwikkelstadia van het contract- en leveranciersmanagement en de bijbehorende rollen en functies.

De intensiteit en invulling van het contract- en leveranciersmanagement voor DHS is in een praktische methodiek afgestemd op basis van het belang en de omvang van de gecontracteerde diensten en producten. Allereerst hebben we de huidige contracten met behulp van een classificatiemodel geclassificeerd. Dit model geeft inzicht in welke contracten een hogere intensiteit van contract en leveranciersmanagement nodig hebben. Vervolgens hebben we per classificatie een profielschets gegeven van de taken, rollen en verantwoordelijkheden die bij het betreffende contract- en leveranciersmanagement horen.

Met dit advies en de handvatten voor de uitvoering van een goed contract en leveranciersmanagement kan DHS haar inkoopafdeling verder professionaliseren.

Reageren op deze case?

Stuur dan je reactie naar:

Kim op 't Hoog