Menu
Significant-37_Mobile_1024x768
Cases

Heropening Paleis Het Loo: in 6 weken een inkoopbeleid- en documenten op maat

Paleis het Loo zit middenin een grootscheepse vernieuwing en verbouwing. Voordat het vernieuwde paleis open kan, moet de organisatie nog veel nieuwe diensten en producten inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de herinrichting van het paleis en verschillende facilitaire diensten. Afgelopen najaar benaderde Paleis Het Loo ons om de projectleiders rondom inkoop te adviseren bij het opstellen van een inkoopbeleid.

Een helder inkoopbeleid helpt een organisatie invulling te geven aan haar inkoopprocessen om tot de gewenste samenwerkingen met haar marktpartijen te komen. Het inkoopbeleid schetst een duidelijk kader en geeft daarmee richting voor iedereen binnen Paleis Het Loo die bij inkoopvraagstukken betrokken is. Vragen die opkomen bij inkopers, contractmanagers en andere betrokkenen zijn bijvoorbeeld: ‘Wanneer moet ik Europees aanbesteden of niet?’ of ‘hoe ga ik om met onze inkoopmarkt en verschillende type opdrachtnemers?’ En ‘hoe krijg ik uiteindelijk geleverd wat ik heb ingekocht’? Naast rechtmatig inkopen, is het voor de inkoopprofessionals van Paleis Het Loo ook belangrijk om contracten met leveranciers goed te kunnen managen.

Templates op maat
Onze adviseurs Michelle Goedendorp en Loudmilla Kok-Oomen werkten vanaf oktober als team samen met Johan Splint (hoofd Bedrijfsvoering) en Peter Schilder (manager Financiële Zaken) van Paleis Het Loo aan het nieuwe inkoopbeleid. Na de start van het project stelde het team vast welk beleid het beste bij de organisatie van het paleis past. Zodra de koers bepaald was, kon het projectteam van start met het uitwerken van de doelstellingen en kaders. Voor de uitvoering van het beleid vroeg Paleis het Loo naar ondersteunende templates. Significant heeft veel van deze handige en gebruiksvriendelijke templates in huis. De betrokkenen gingen met elkaar in gesprek over welke templates het meest relevant zijn voor Paleis het Loo om bijvoorbeeld het doorlopen van aanbestedingen te vereenvoudigen. Vervolgens maakte onze consultant Tycho Pulles de documenten op maat, zodat de betrokkenen, zoals behoeftestellers en contractmanagers, hier direct zelf mee aan de slag konden gaan.

Tenslotte keken wij mee met de spendanalyse om op basis daarvan een aanbestedingskalender te maken. Een aanbestedingskalender geeft Paleis Het Loo inzicht in de hoeveelheid inkooptrajecten die de komende jaren op de planning staan en hoeveel capaciteit zij daarvoor nodig zullen hebben. Gezien de bijzondere situatie waar Paleis Het Loo nu in verkeert, door de sluiting in verband met Covid-19 en de restauratie, zijn de uitgaven die zij momenteel doen niet representatief voor de toekomst. De kalender wordt daarom definitief zodra Paleis Het Loo in een beter passend uitgavenpatroon terechtkomt. Desalniettemin geeft dit al een gedegen beeld van welke diensten zij er in de toekomst moeten inkopen.

Resultaten
Het resultaat van dit project is een ­­­­­­inkoopbeleid helemaal op maat voor Paleis Het Loo. Het beleid schetst vooral de kaders voor de inkopers, contractmanagers en andere betrokkenen. Daarnaast beschikt de afdeling Bedrijfsvoering van Paleis Het Loo nu over bruikbare templates en een globale aanbestedingskalender om zelf inkooptrajecten op te starten. En dat in nog geen 6 weken!

Johan Splint was erg tevreden over het traject. “Fijne constatering: de adviseurs van Significant Synergy kwamen alle afspraken na, ruim binnen afgesproken budget- en tijd. Hartelijk dank voor de prettige samenwerking en het resultaat!”

Foto: Impressie van de vernieuwing en verbouwing van Paleis het Loo
B
ron: KAAN Architecten

Reageren op deze case?

Stuur dan je reactie naar:

Michelle Goedendorp