Menu
Significant-43_Desktop_2000x655
Cases

Aanbesteden van een langdurig partnership

Je staat er niet dagelijks bij stil, maar boven en onder de grond ligt een complete infrastructuur van wegen, kabels en leidingen. Ook in Brainport Smart District (BSD) moet deze infrastructuur aangelegd worden. Om zo onder meer verkeer, energie, water en data van A naar B te verplaatsen in de wijk en de ambitieuze doelstelling - de slimste wijk ter wereld - waar te kunnen maken. Dit door de nieuwste inzichten en technieken op het gebied van participatie, gezondheid, data, mobiliteit, energie en circulariteit in te zetten om een duurzame en mooie woonomgeving te creëren​.

BSD vroeg Significant Synergy te ondersteunen bij de strategievorming, de aanbesteding en het contractmanagement. Na de door ons begeleide aanbestedingsprocedure is een consortium van de organisaties als winnaar uit de bus gekomen. Zij gaan, samen met bewoners, kennisinstellingen, overheden en andere partners aan de slag met de aanleg van de innovatieve infrastructuur in BSD. In deze case nemen we je graag mee in deze mooie opdracht.

Achtergrond en het project
De opdrachtgever voor deze opdracht is de Stichting Brainport Smart District (SBSD). De gemeente Helmond, de provincie Noord-Brabant, de Technische Universiteit Eindhoven, de Universiteit van Tilburg en Brainport Development richtten in 2018 de Stichting Brainport Smart District op en nemen daaraan deel.

De slimste wijk van de wereld. Die wordt gerealiseerd in Helmond, meer precies in Brandevoort. De wijk heeft de naam Brainport Smart District (BSD). BSD is een uniek, duurzaam woon- en leefconcept, een concept dat experimenteren en ‘learning by doing’ omarmt. BSD is op zoek naar early adopters: lokale en internationale pioniers die openstaan om te experimenteren met nieuwe manieren van leven en werken. Bewoners delen bijvoorbeeld de gemeenschappelijke voorzieningen, zoals centrale energieopwekking en landbouw. Bedrijven richten zich primair op innovatief onderzoek.

De vraag
Eén van de onderdelen van BSD is een slimme infrastructuur, zowel onder- als bovengronds. SBSD wenste voor de realisatie hiervan een partnerschap aan te gaan met één of meerdere partijen (consortium) om in een meerjarige (10-16 jaar) samenwerking de opgave gezamenlijk uit te voeren, zowel in voorbereiding, realisatie, operationalisatie als voortdurende optimalisatie. Het team Bouw, Infrastructuur en Mobiliteit kreeg de vraag om de strategiefase en hierop volgende aanbesteding te begeleiden.

Wat hebben we gedaan?
Ons team richtte in samenwerking met SBSD en de gemeente Helmond een werkgroep op voor de aanbesteding, met daarin een vertegenwoordiging van de deelnemende partners. In deze werkgroep zijn de doelstellingen, de scope en harde randvoorwaarden vastgesteld. Gelet op het bijzondere karakter van de opdracht, stonden een heleboel zaken nog niet vast en was het de vraag ‘hoe de markt er tegenaan kijkt’. Om deze zaken en de beoogde aanbestedingsstrategie te toetsen is vervolgens een openbare marktconsultatie georganiseerd. De consultatie bestond uit zowel een schriftelijke ronde voor alle geïnteresseerden als een mondelinge verdiepingsronde met een selectie van partijen.

Na afronding van de marktconsultatie is de strategie definitief vastgesteld en is er gekozen voor een aanbesteding in de vorm van een concurrentiegerichte dialoog. Dit vanwege het bijzondere, niet-standaard, karakter van de opdracht en de gewenste interactie met de markt. Daarnaast is er voor wat betreft de contractvorm gekozen voor een samenwerkingsovereenkomst gecombineerd met een bouwteamovereenkomst, met kenmerken van een duur/raamovereenkomst, gericht op het verstrekken van meerdere realisatieopdrachten.

De aanbesteding zelf is in december 2020 gestart met de selectiefase. Na afronding van de selectiefase zijn drie partijen/consortia definitief geselecteerd voor de dialoogfase. Gedurende deze dialoogfase spraken wij met deze partijen over thema’s als innovatie, samenwerking, scope, financiën en juridische aspecten. De dialoogfase is uiteindelijk afgerond met de uitnodiging van een tweetal consortia voor de inschrijvingsfase.

Wat is het resultaat?
In juli 2021 is de opdracht definitief, conform planning, gegund aan het consortium dat in de aanbesteding als beste uit de bus kwam. Het consortium toonde duidelijk aan ervaring te hebben met de gewenste, interactieve en participatieve aanpak van BSD. En toonde aan deze aanpak ook te omarmen. Het op deze manier volledig gezamenlijk ontwerpen en realiseren van innovatieve, private infrastructuur is uniek. Het doel is duidelijk te krijgen waar de huidige wet- en regelgeving knelt en betere oplossingen bedenken om zo de ambitie om de slimste wijk te worden waar te maken. Het eerste resultaat van de inspanningen van het bouwteam wordt aan het einde van het jaar zichtbaar, als gestart wordt met de bouw van de eerste 52 tijdelijke woningen in BSD.

Onze inzet gedurende het gehele proces is na afronding van de aanbesteding gewaardeerd met een klanttevredenheidscijfer 10.

"Wij hebben een mooie aanbestedingsprocedure doorlopen die ons alles gebracht heeft wat we er van tevoren uit hoopten te halen. En op tijd en binnen budget is afgerond. Het team van Significant heeft ons op een toegankelijke wijze meegenomen in de verschillende mogelijkheden rondom het traject en alles van a tot z goed begeleid." Martijn de Kort, kwartiermaker en projectmanager

Uiteraard zijn wij hier erg trots op! Hiermee laten wij zien dat we ons als een vis in het water voelen bij dergelijke uitdagende projecten. En leuk om te vermelden dat we het contractmanagement de komende maanden ook voor onze rekening mogen nemen.

Welke inzichten hebben we opgedaan?

  • De dialoogfase erg intensief, maar ook erg waardevol! Vergroot inzicht en begrip,zowel bij marktpartijen als de opdrachtgever
  • De dialoog kan uitstekend gebruikt worden om inhoudelijke en randvoorwaardelijke thema’s met de markt te bespreken. Technische oplossingsrichtingen zijn nagenoeg buiten beschouwing gebleven
  • Aanbestedingsregelgeving biedt ruimte voor innovatie. Durf los te laten als opdrachtgever en leg ‘leidende principes’ als basis onder de samenwerking
  • Het meenemen van beheer- en exploitatie vraagt om een andere blik vanuit zowel opdrachtgever als de markt. Niet primaire aanleg is dominant, maar gehele levensduur, ook als business case en verdienmodel. Dit vraagt ook veel van de achterliggende keten, deze moet al gedurende de aanbesteding aangehaakt zijn. Zorgt voor een ‘hernieuwde marktordening’ als het gaat om de rollen in de keten
  • Houd bij dit soort uitvragen met wat het voor de marktpartijen betekent. Sommige partijen zijn nog zoekende naar de positie die ze in kunnen/willen nemen. Past hun bedrijfsorganisatie/verdienmodel hier wel bij en kunnen ze het alleen of hebben ze anderen nodig?

Reageren op deze case?

Stuur dan je reactie naar:

Raymond van Calker